Որպես գործատու՝ կարևոր է ճիշտ պահել ձեր աշխատակիցների տվյալները: Դրանով դուք պարտավոր եք պահել աշխատողների անձնական տվյալների անձնակազմի գրառումները: Նման տվյալներ պահելիս պետք է հաշվի առնել Գաղտնիության ակտը Տվյալների պաշտպանության ընդհանուր կանոնակարգը (AVG) և Կիրառման ակտը Տվյալների պաշտպանության ընդհանուր կանոնակարգը (UAVG): AVG-ն գործատուին պարտավորություններ է դնում անձնական տվյալների մշակման հետ կապված: Այս ստուգաթերթի միջոցով դուք կիմանաք, թե արդյոք ձեր անձնակազմի փաստաթղթերը համապատասխանում են պահանջներին:
- Ի՞նչ տվյալներ կարող են մշակվել անձնակազմի ֆայլում:
Հիմնական կանոնը, որը պահպանվում է, այն է, որ կարող են ներառվել միայն կադրային գործի համար անհրաժեշտ տվյալներ՝ աշխատողի հետ աշխատանքային պայմանագրի պատշաճ կատարումը:
Ամեն դեպքում, «սովորական» անձնական տվյալները կպահպանվեն, ինչպիսիք են.
- Անուն;
- Հասցե;
- Ծննդյան ամսաթիվ;
- Անձնագրի/նույնականացման քարտի պատճենը;
- BSN համարը
- Ստորագրված աշխատանքային պայմանագիր, ներառյալ աշխատանքային պայմանները և հավելվածները.
- Աշխատակիցների կատարողականի և զարգացման տվյալներ, ինչպիսիք են գնահատման հաշվետվությունները:
Գործատուները կարող են ընտրել ընդլայնել անձնակազմի ֆայլը՝ ներառելով այլ տվյալներ, ինչպիսիք են գործատուի անձնական նշումները, բացակայությունների մասին գրառումները, բողոքները, նախազգուշացումները, հարցազրույցների գրառումները և այլն:
Որպես գործատու՝ կարևոր է կանոնավոր կերպով թարմացնել այս տվյալները՝ օրինական պահպանման ժամկետների հետ կապված ճշտությունն ու ճշգրտությունը պահպանելու համար:
- Ե՞րբ կարող են «սովորական» անձնական տվյալները մշակվել անձնակազմի ֆայլում:
Գործատուն պետք է հաշվի առնի, թե երբ և ինչ «սովորական» անձնական տվյալներ կարող են պահվել անձնակազմի ֆայլում: AVG-ի 6-րդ հոդվածի համաձայն՝ գործատուները կարող են «սովորական» անձնական տվյալները պահել անձնակազմի ֆայլում 6 պատճառով: Այս պատճառները ներառում են.
- Աշխատակիցը համաձայնություն է տվել մշակմանը.
- Աշխատողի (աշխատանքային) պայմանագրի կատարման համար անհրաժեշտ է վերամշակում.
- Մշակումն անհրաժեշտ է գործատուի վրա դրված իրավական պարտավորության պատճառով (օրինակ՝ հարկեր և վճարումներ վճարելը).
- Գործընթացը անհրաժեշտ է աշխատողի կամ մեկ այլ ֆիզիկական անձի կենսական շահերը պաշտպանելու համար (օրինակ է խաղում, երբ սուր վտանգ է սպառնում, բայց աշխատողը մտավոր անկարող է համաձայնություն տալու).
- Մշակումը անհրաժեշտ է հանրային շահի/հասարակական պատվերի համար.
- Մշակումը անհրաժեշտ է գործատուի կամ երրորդ կողմի օրինական շահերը բավարարելու համար (բացառությամբ այն դեպքերի, երբ աշխատողի շահերը գերակշռում են գործատուի օրինական շահերին):
- Ի՞նչ տվյալներ չպետք է մշակվեն անձնակազմի ֆայլում:
Բացի «նորմալ» տվյալներից, որոնք ներառված են ֆայլում, կան նաև տվյալներ, որոնք (սովորաբար) չպետք է ներառվեն, քանի որ դրանք իրենց բնույթով առանձնահատուկ զգայուն են: Սրանք «հատուկ» տվյալներ են և ներառում են.
- Հավատալիքներ;
- Սեռական կողմնորոշում.
- Ռասա կամ էթնիկ պատկանելություն;
- Բժշկական տվյալներ (այդ թվում, երբ տրամադրվում են կամավոր աշխատողի կողմից):
«Հատուկ» տվյալները կարող են պահպանվել AVG-ի ներքո միայն 10 բացառություններով: Հիմնական 3 բացառությունները հետևյալն են.
- Աշխատակիցը հստակ համաձայնություն է տվել մշակմանը.
- Դուք մշակում եք անձնական տվյալները, որոնք աշխատակիցն ինքը նպատակաուղղված կերպով հրապարակել է.
- Մշակումը անհրաժեշտ է գերակա հանրային շահի համար (դա վկայակոչելու համար պահանջվում է հոլանդական իրավական հիմք):
- Անձնակազմի ֆայլերի անվտանգության միջոցառումներ
Ո՞ւմ է թույլատրվում տեսնել կադրային գործը:
Անձնակազմի ֆայլը կարող է դիտվել միայն այն անձանց կողմից, որոնց մուտքն անհրաժեշտ է աշխատանք կատարելու համար: Այդ անձանց թվում են, օրինակ, գործատուն և կադրերի բաժնի աշխատակիցները: Աշխատակիցն ինքը նույնպես իրավունք ունի տեսնել իր կադրային գործը և փոփոխել սխալ տեղեկատվությունը:
Անվտանգության պահանջներ ֆայլի համար
Բացի այդ, կարևոր է հաշվի առնել, որ AVG-ն պահանջում է անձնակազմի ֆայլերի թվային կամ թղթային պահպանման պահանջներ: Որպես գործատու՝ դուք պարտավոր եք միջոցներ ձեռնարկել աշխատողների գաղտնիությունը պաշտպանելու համար: Հետևաբար, ֆայլը պետք է պաշտպանված լինի կիբերհանցագործությունից, չարտոնված մուտքից, փոփոխումից կամ ջնջումից:
- Անձնակազմի ֆայլերի պահպանման ժամկետը
AVG-ն նշում է, որ անձնական տվյալները կարող են պահպանվել սահմանափակ ժամկետով: Որոշ տվյալներ ենթակա են օրենքով սահմանված պահպանման ժամկետի: Այլ տվյալների համար գործատուից պահանջվում է ժամկետներ սահմանել տվյալների ճշտության ջնջման կամ պարբերական վերանայման համար: AVG-ն նշում է, որ պետք է ողջամիտ միջոցներ ձեռնարկվեն՝ ապահովելու համար, որ ոչ ճշգրիտ տվյալները պահվեն ֆայլում:
Ցանկանու՞մ եք ավելին իմանալ անձնակազմի ֆայլերի պահպանման ժամկետների մասին: Հետո կարդացեք մեր բլոգը աշխատողների ֆայլերի պահպանման ժամկետները.
Ձեր անձնակազմի գործը բավարարո՞ւմ է վերը թվարկված պահանջներին: Այնուհետև հավանական է, որ այն համապատասխանում է AVG-ին:
Եթե այս բլոգը կարդալուց հետո դեռ հարցեր ունեք անձնակազմի ֆայլի կամ AVG-ի վերաբերյալ, խնդրում ենք կապվել մեզ հետ: Մեր աշխատանքի իրավաբաններ ուրախ կլինենք օգնել ձեզ: