Գործատուները ժամանակի ընթացքում մշակում են իրենց աշխատակիցների վերաբերյալ բազմաթիվ տվյալներ: Այս բոլոր տվյալները պահվում են անձնակազմի ֆայլում: Այս ֆայլը պարունակում է կարևոր անձնական տվյալներ, և այդ պատճառով կարևոր է, որ դա կատարվի ապահով և ճիշտ: Որքա՞ն ժամանակ է գործատուներին թույլատրվում (կամ որոշ դեպքերում պահանջվում է) պահպանել այս տվյալները: Այս բլոգում դուք կարող եք ավելին կարդալ անձնակազմի փաստաթղթերի օրինական պահպանման ժամկետի և դրա հետ վարվելու մասին:
Ի՞նչ է անձնակազմի ֆայլը:
Ինչպես նշվեց վերևում, գործատուն հաճախ ստիպված է լինում գործ ունենալ իր աշխատողների կադրային տվյալների հետ: Այս տվյալները պետք է պատշաճ կերպով պահվեն, ապա ոչնչացվեն: Դա արվում է կադրային գործի միջոցով: Սա ներառում է աշխատող(ների) անվանումը և հասցեի տվյալները, աշխատանքային պայմանագրերը, կատարողականի հաշվետվությունները և այլն: Այս տվյալները պետք է համապատասխանեն AVG կանոնակարգերին համապատասխանող պահանջներին և պետք է պահպանվեն որոշակի ժամանակահատվածում:
(Եթե ցանկանում եք իմանալ, թե արդյոք ձեր անձնակազմի ֆայլը համապատասխանում է AVG-ի պահանջներին, ստուգեք մեր անձնակազմի ֆայլի AVG ստուգաթերթը այստեղ)
Աշխատակիցների տվյալների պահպանում
AVG-ն անձնական տվյալների պահպանման հատուկ ժամկետներ չի տալիս: Անձնական ֆայլի պահպանման ժամկետի վերաբերյալ հստակ պատասխան չկա, քանի որ այն բաղկացած է տարբեր տեսակի (անձնական) տվյալներից: Տվյալների յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար կիրառվում է պահպանման տարբեր ժամկետ: Դա նաև ազդում է այն հանգամանքի վրա, թե արդյոք անձը դեռ աշխատող է, թե հեռացել է աշխատանքից:
Պահպանման ժամկետների կատեգորիաները
Ինչպես նշվեց վերևում, կան տարբեր ժամկետներ՝ կապված անձնակազմի ֆայլում անձնական տվյալների պահպանման հետ: Գոյություն ունի երկու չափանիշ, որը պետք է դիտարկել, այն է՝ աշխատողը դեռևս աշխատում է, թե լքել է աշխատանքը: Հետևյալը ցույց է տալիս, թե երբ պետք է որոշակի տվյալներ ոչնչացվեն, ավելի ճիշտ՝ պահպանվեն:
Ընթացիկ անձնակազմի ֆայլը
Դեռևս աշխատող աշխատողի ընթացիկ կադրային ֆայլում պարունակվող տվյալների պահպանման ֆիքսված ժամկետներ չեն սահմանված: AVG-ն գործատուներին միայն պարտավորեցնում է անձնակազմի ֆայլերը «արդիական» պահել: Սա նշանակում է, որ գործատուն ինքը պարտավոր է վերջնաժամկետ սահմանել կադրային փաստաթղթերի պարբերական վերանայման և հնացած տվյալների ոչնչացման համար։
Դիմումի մանրամասները
Դիմումի տվյալները, որոնք վերաբերում են աշխատանքի չընդունված դիմորդին, պետք է ոչնչացվեն դիմումի ընթացակարգի ավարտից հետո առավելագույնը 4 շաբաթվա ընթացքում: Այս կատեգորիային են պատկանում այնպիսի տվյալներ, ինչպիսիք են մոտիվացիայի կամ դիմումի նամակը, CV-ն, վարքագծի մասին հայտարարությունը, դիմումատուի հետ նամակագրությունը: Դիմողի համաձայնությամբ հնարավոր է տվյալները պահել մոտ 1 տարի։
Վերաինտեգրման գործընթաց
Երբ աշխատողն ավարտել է վերաինտեգրման գործընթացը և վերադառնում է իր աշխատանքին, վերաինտեգրման ավարտից հետո կիրառվում է առավելագույն պահպանման ժամկետը 2 տարի: Սրանից բացառություն կա, երբ գործատուն ինքնապահովագրող է: Այդ իրավիճակում կիրառվում է 5 տարի պահպանման ժամկետ։
Աշխատանքի ավարտից հետո առավելագույնը 2 տարի
Աշխատողի աշխատանքից հեռանալուց հետո անձնակազմի ֆայլում առկա (անձնական) տվյալների մեծ մասը ենթակա է պահպանման մինչև 2 տարի ժամկետի:
Այս կատեգորիան ներառում է.
- Աշխատանքային պայմանագրեր և դրանց փոփոխություններ.
- Հրաժարականի հետ կապված նամակագրություն;
- Գնահատումների և կատարողականի վերանայման հաշվետվություններ;
- Նամակագրություն՝ կապված առաջխաղացման/բարձրացման հետ;
- Նամակագրություն հիվանդության վերաբերյալ UWV-ի և ընկերության բժշկից;
- Դարպասապահների բարելավման ակտի հետ կապված հաշվետվություններ;
- Աշխատանքային խորհրդի անդամության մասին համաձայնագրեր;
- Վկայագրի պատճենը.
Աշխատանքի ավարտից առնվազն 5 տարի հետո
Անձնակազմի ֆայլերի որոշ տվյալներ ենթակա են 5 տարվա պահպանման ժամկետի: Հետևաբար, գործատուն պարտավոր է պահել այդ տվյալները աշխատողի աշխատանքից հեռանալուց հետո 5 տարի ժամկետով: Սրանք հետևյալ տվյալներն են.
- Աշխատավարձի հարկային հաշվետվություններ;
- աշխատողի անձը հաստատող փաստաթղթի պատճենը;
- Էթնիկ և ծագման տվյալներ;
- Աշխատավարձի հարկերի հետ կապված տվյալներ.
Հետևաբար, այս տվյալները պետք է պահպանվեն առնվազն հինգ տարի, նույնիսկ եթե դրանք փոխարինվեն անձնակազմի գործերում նոր հայտարարություններով:
Աշխատանքի ավարտից առնվազն 7 տարի հետո
Հաջորդը, գործատուն ունի նաև այսպես կոչված «հարկի պահպանման պարտավորություն»: Սա պարտավորեցնում է գործատուին պահպանել բոլոր հիմնական գրառումները 7 տարի ժամկետով: Այսպիսով, սա ներառում է հիմնական տվյալները, աշխատավարձի ձևավորումը, աշխատավարձի գրանցումները և աշխատավարձի պայմանագրերը:
Ժամկետանց պահպանման ժամկետը.
Երբ անձնակազմի ֆայլից տվյալների պահպանման առավելագույն ժամկետը լրացել է, գործատուն այլևս չի կարող օգտագործել տվյալները: Այնուհետև այս տվյալները պետք է ոչնչացվեն:
Երբ նվազագույն պահպանման ժամկետը լրացել է, գործատուն կարող ոչնչացնել այս տվյալները: Բացառություն է կիրառվում, երբ նվազագույն պահպանման ժամկետը լրացել է, և աշխատողը պահանջում է ոչնչացնել տվյալները:
Հարցեր ունե՞ք անձնակազմի ֆայլերի պահպանման ժամկետների կամ այլ տվյալների պահպանման ժամկետների վերաբերյալ: Եթե այո, խնդրում ենք կապվել մեզ հետ: Մեր աշխատանքի իրավաբաններ ուրախ կլինենք օգնել ձեզ: