Անձնակազմի տվյալների պահպանում. որքա՞ն ժամանակ կարող է գործատուն պահպանել դրանք։

Անձնակազմի տվյալների համար պահպանման միասնական ժամկետ չկա: GDPR-ի համաձայն՝ դուք կարող եք պահպանել տվյալները միայն այնքան ժամանակ, որքան դրանք անհրաժեշտ են ձեր հավաքագրած նպատակի համար. Նիդեռլանդների հարկային օրենսդրությունը սահմանում է աշխատավարձի գրառումների, աշխատավարձի հարկի հաշվետվության և աշխատողի անձը հաստատող փաստաթղթի պատճենի համար սահմանված նվազագույն ժամկետներ:

Գործնականում սա հոլանդացի գործատուներին տալիս է երեք հենարան՝ աշխատանքային հարաբերությունների ավարտից երկու տարի՝ անձնակազմի գործի մեծ մասի համար, աշխատողի հեռանալու օրացուցային տարվա ավարտից հինգ տարի՝ աշխատավարձի հարկի հաշվետվության և անձը հաստատող փաստաթղթի պատճենի համար, և աշխատավարձի կառավարման համար յոթ տարի։ Մեր հոդվածը անձնակազմի գործի բովանդակության մասին է, իսկ այս հոդվածը՝ ժամկետի մասին։

Ո՞րն է GDPR-ի հիմնական կանոնը։

Անձնական տվյալները պահեք ոչ ավելի, քան անհրաժեշտ է: GDPR-ի 5(1)(e) հոդվածը (պահպանման սահմանափակում) պահանջում է, որ դուք որոշեք, տվյալների յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար, թե որքան ժամանակ եք դրանք իրականում անհրաժեշտ և կարողանաք բացատրել այդ ընտրությունը:

GDPR-ը ինքնին չի պարունակում ժամանակաշրջանների աղյուսակ: Ստորև նշված ժամանակաշրջանները վերցված են Նիդեռլանդների հարկային օրենսդրությունից և Նիդեռլանդների տվյալների պաշտպանության մարմնի (Autoriteit Persoonsgegevens, AP) ուղեցույցից:

Ո՞ր տվյալներն եք պահում երկու տարի։

Անձնակազմի ֆայլերի մեծ մասը։ AP-ի ուղեցույցն այն է, որ օրենքով սահմանված պահպանման ժամկետ չունեցող տվյալները սովորաբար պահվում են աշխատակցի հեռանալուց հետո երկու տարի։

Սա ներառում է, օրինակ, աշխատանքային պայմանագիրը և դրա փոփոխությունները, գնահատումներն ու կատարողականի մասին հաշվետվությունները, նշանակման, առաջխաղացման, պաշտոնի իջեցման և ազատման վերաբերյալ նամակագրությունը, վերապատրաստման գրառումները, նախազգուշացումները, երաշխավորագրերը և բացակայությունների գրառումները։

Եթե ​​աշխատողի հետ կա կամ եղել է աշխատանքային վեճ, կամ դատական ​​գործ է քննվում, դուք կարող եք պահպանել դրան վերաբերող տվյալները ավելի երկար ժամանակ, մինչև խնդրի լուծումը։ Դա արդարացնում է համապատասխան նյութի, այլ ոչ թե ամբողջ ֆայլի անորոշ ժամանակով պահպանումը։

Ո՞ր տվյալներն եք պահում հինգ կամ յոթ տարի։

Հարկային գրառումները։ Այստեղ դուք ազատություն չունեք. հարկային պարտավորությունը սահմանում է ժամանակահատվածը և գերակշռում է տվյալները հնարավորինս կարճ պահելու ընդհանուր սկզբունքը։

• Աշխատավարձի հարկի հայտարարագիրը (loonbelastingverklaring) և անձը հաստատող փաստաթղթի պատճենը, որը դուք ստուգել եք աշխատողի աշխատանքի ընդունվելու պահին՝ աշխատանքային հարաբերությունների ավարտի օրացուցային տարվա ավարտից հինգ տարի անց։
• Աշխատավարձի կառավարում (loonadministratie): յոթ տարի, Նիդեռլանդների հարկային և մաքսային վարչության (Belastingdienst) կողմից սահմանված հիմնական գրառումների ընդհանուր հարկային պահպանման ժամկետը:

Այս ավելի երկար ժամանակահատվածների մեջ են ընկնում միայն հարկային պարտավորությունը ներառող գրառումները։ Գործի մնացած մասը դեռևս հետևում է երկամյա կանոնին։

Որքա՞ն ժամանակ կարող եք պահպանել դիմորդների տվյալները։

Սովորաբար դիմումի ընթացակարգի ավարտից հետո մինչև չորս շաբաթ։ Թեկնածուի համաձայնությամբ դուք կարող եք պահպանել տվյալները մինչև մեկ տարի, օրինակ՝ տաղանդների խմբի համար։

Համաձայնությունը պետք է լինի իրական ընտրություն, որը խնդրվի առանձին և գրանցվի։ Ձեր գաղտնիության քաղաքականության մեջ մեկ տողը բավարար չէ։

Իսկ ի՞նչ կասեք հիվանդության և բժշկական տվյալների մասին։

Առողջական տվյալները պատկանում են ընկերության բժշկին (bedrijfsarts) կամ աշխատանքային առողջության ծառայությանը, այլ ոչ թե ձեզ՝ որպես գործատուի։ Դրանք ենթակա են բժշկական գաղտնիության և պահպանման իրենց սեփական կանոններին։

Որպես գործատու՝ դուք պահպանում եք միայն բացակայության ամսաթվերը և հիվանդության ընթացքում վերաինտեգրման և աշխատավարձի վճարման համար անհրաժեշտ տեղեկատվությունը: Այդ տվյալները համապատասխանում են անձնակազմի գործի սովորական ժամանակահատվածներին:

Ի՞նչ պետք է ստուգեք որպես գործատու։

• Ձեր մշակման գործունեության գրանցամատյանը (GDPR-ի 30-րդ հոդված) սահմանո՞ւմ է պահպանման ժամկետ անձնակազմի տվյալների յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար։
• Արդյո՞ք դուք ջնջում եք դիմորդի տվյալները ընթացակարգից հետո չորս շաբաթվա ընթացքում, եթե դուք չունեք գրանցված համաձայնություն մինչև մեկ տարի ժամկետով։
• Առողջական տվյալները պահո՞ւմ է միայն ընկերության բժիշկը, իսկ դուք՝ միայն բացակայության ամսաթվերը։
• Դուք պահո՞ւմ եք անձը հաստատող փաստաթղթի պատճենը և աշխատավարձի հարկի հաշվետվությունը աշխատանքից ազատվելու օրացուցային տարվանից հետո հինգ տարի, իսկ աշխատավարձի մասին գրառումները՝ յոթ տարի։
• Փոստարկղերում, համատեղ կրիչներում և պահուստային պատճեններում եղած պատճենները նույնպես ջնջվո՞ւմ են, և արդյո՞ք դուք ամեն տարի կիրառում եք ժամանակացույցը որոշակի պահի։

Ի՞նչ պետք է ստուգել որպես աշխատակից։

• Արդյո՞ք դուք օգտագործե՞լ եք ձեր մուտքի իրավունքը (GDPR 15-րդ հոդված)՝ տեսնելու համար, թե ձեր գործատուն դեռևս որ տվյալներն է պահում։
• Ձեր նախկին գործատուն տվյալները պահո՞ւմ է ձեր հեռանալուց հետո երկու տարուց ավելի՝ առանց վիճարկման կամ օրենքով սահմանված պատճառի՞։
• Արդյո՞ք ֆայլը պարունակում է բժշկական տեղեկատվություն, որը պատկանում է ընկերության բժշկին։
• Դուք ջնջման հարցում ներկայացրե՞լ եք GDPR 17-րդ հոդվածի համաձայն, և գործատուն պատասխանե՞լ է մեկ ամսվա ընթացքում։

Ի՞նչ կարող ենք անել ձեզ համար անձնակազմի տվյալների պահպանման հետ կապված։

Մեր աշխատանքային իրավաբանները խորհուրդ են տալիս գործատուներին և աշխատակիցներին անձնակազմի տվյալների վերաբերյալ.

• Մենք կազմում ենք պահպանման ժամանակացույց անձնակազմի տվյալների յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար։
• Մենք վերանայում ենք Ձեր անձնական ֆայլերը և նույնականացնում ենք այն տվյալները, որոնք պետք է ջնջվեն։
• Մենք մշակում ենք (նախկին) աշխատակիցներից ստացված մուտքի և տվյալների ջնջման հարցումների ընթացակարգը։
• Մենք գնահատում ենք, թե որ տվյալները կարող եք ավելի երկար պահպանել՝ առկախ կամ կանխատեսելի վեճի պատճառով։
• Մենք աշխատակցի անունից ներկայացնում ենք մուտքի կամ ջնջման հարցում։

Ամփոփում

• GDPR-ը որևէ ֆիքսված ժամկետ չի սահմանում. տվյալները պահեք միայն այնքան ժամանակ, որքան անհրաժեշտ է դրանց նպատակի համար։
• Անձնակազմի ֆայլերի մեծ մասը՝ աշխատանքային պայմանագրի ավարտից երկու տարի անց, ավելի երկար՝ միայն վեճին վերաբերող տվյալների համար։
• Աշխատավարձի հարկի հաշվետվություն և անձը հաստատող փաստաթղթի պատճեն՝ աշխատանքային պայմանագրի ավարտի օրացուցային տարվա ավարտից հինգ տարի անց, աշխատավարձի կառավարում՝ յոթ տարի։
• Դիմորդներ՝ ընթացակարգից հետո մինչև չորս շաբաթ կամ մինչև մեկ տարի՝ գրանցված համաձայնության դեպքում։
• Առողջական տվյալները մնում են ընկերության բժշկի մոտ։ Դուք պահպանում եք միայն բացակայության ամսաթվերը և այն, ինչ ձեզ անհրաժեշտ է վերաինտեգրման ու աշխատավարձի վճարման համար։

Հաճախակի տրվող հարցեր