Գործատուն պետք է վարի իր աշխատակիցների գրառումները և միևնույն ժամանակ կարող է մշակել միայն այն անձնական տվյալները, որոնք անհրաժեշտ են աշխատանքային հարաբերությունների համար: Այդ երկու պարտավորությունները համընկնում են անձնակազմի գործում, և գործնական հարցը միշտ նույնն է. ինչը կարող է մուտքագրվել, ինչը՝ ոչ, և որքան ժամանակ կարող է մնալ այնտեղ:
Ինչը կարելի է պահել
Աշխատանքային պայմանագրի կատարման և օրենսդրական պարտավորությունների կատարման համար անհրաժեշտ տվյալներ՝ անուն, ազգանուն և հասցե, ծննդյան ամսաթիվ, քաղաքացիական ծառայության համարանիշ, աշխատանքի սկզբում հաստատված անձը հաստատող փաստաթղթի պատճեն, պայմանագիր և դրա փոփոխություններ, աշխատավարձի և աշխատավարձի վերաբերյալ տվյալներ, գնահատականներ և աշխատանքային փորձի վերաբերյալ նամակագրություն, վերապատրաստման գրառումներ, բացակայության ամսաթվեր և նախազգուշացումների կամ կարգապահական հարցերի վերաբերյալ գրառումներ։
Քաղաքացու ծառայողական համարանիշը և անձը հաստատող փաստաթղթի պատճենը գտնվում են գործում, քանի որ դրանք պահանջվում են հարկային և սոցիալական ապահովագրության օրենսդրությամբ. նույն պահանջն է դրանք դարձնում օրինական: Անձը հաստատող փաստաթղթի պատճենը պահանջելը որևէ այլ նպատակով թույլատրելի չէ:
Ինչը չի կարելի պահել
Առողջական տվյալները հիմնական թակարդն են։ Երբ աշխատակիցը հիվանդության մասին հաղորդում է տալիս, գործատուն կարող է գրանցել, որ աշխատակիցը բացակայում է, որ օրվանից և որքա՞ն է սպասվող բացակայությունը, ինչպես նաև այն, թե ինչ կարող է և չի կարող անել աշխատակիցը աշխատանքի վայրում, ինչպես նաև անհրաժեշտ ցանկացած հարմարեցում։ Գործատուն չի կարող գրանցել հիվանդության բնույթը, ախտորոշումը, բուժումը կամ դեղորայքը, նույնիսկ եթե աշխատակիցը դա կամավոր կերպով է անում։ Այդ տեղեկատվությունը պատկանում է ընկերության բժշկին, որի գործը առանձին է, և որին գործատուն մուտք չունի։
Նույնքան անտեղի են կրոնի, քաղաքական հայացքների, արհմիության անդամակցության, էթնիկական ծագման և սեռական կողմնորոշման վերաբերյալ տվյալները, եթե որևէ օրենսդրական բացառություն չի կիրառվում, աշխատակցի անձնական կյանքի մասին նշումները, որոնք որևէ կապ չունեն աշխատանքի հետ, ինչպես նաև ղեկավարների կողմից գրանցված չկառուցվածքավորված անձնական տպավորությունները, որոնք աշխատակիցներն իրավունք ունեն տեսնելու և որոնք վեճի ժամանակ շատ տարբեր կերպ են կարդացվում, քան գրավոր։
Որքա՞ն ժամանակ կարող են տվյալները պահպանվել։
GDPR-ը որևէ ֆիքսված ժամկետ չի սահմանում. կանոնն այն է, որ տվյալները չեն կարող պահվել անհրաժեշտից ավելի երկար: Գործնականում օգտագործվում է երկու տող. անձնակազմի տվյալների մեծ մասը հեռացվում է աշխատանքային պայմանագրի ավարտից հետո մոտ երկու տարվա ընթացքում, մինչդեռ հարկային նպատակներով անհրաժեշտ տվյալները՝ աշխատավարձի գրառումները, անձը հաստատող փաստաթղթի պատճենը, աշխատավարձի հարկի հաշվետվությունը, պահվում են յոթ տարի, քանի որ հարկային մարմինը դա է պահանջում:
Չվարձված թեկնածուների դիմումները սովորաբար ոչնչացվում են չորս շաբաթվա ընթացքում կամ մինչև մեկ տարվա ընթացքում՝ թեկնածուի համաձայնությամբ: Պահպանման ժամանակացույցը, որը սահմանում է այս ժամանակահատվածները յուրաքանչյուր կատեգորիայի համար և իրականում կիրառվում է, այն է, ինչը համապատասխանությունը ձգտումից վերածում է ապացույցի:
Աշխատողի իրավունքները
Աշխատակիցներն իրավունք ունեն տեսնել իրենց ֆայլը, ուղղել սխալ տվյալները և որոշակի հանգամանքներում ջնջել տվյալները: Մուտքի հարցումը իրավունք է, այլ ոչ թե թշնամական գործողություն, և դրան պետք է պատասխան տրվի մեկ ամսվա ընթացքում: Գործնականում այս հարցումները հաճախ ներկայացվում են վեճի սկզբում, ինչը լավ պատճառ է պահպանելու ֆայլեր, որոնք կարելի է ցուցադրել առանց ամաչելու:
Գործնական ստուգաթերթիկ
Յուրաքանչյուր աշխատակցի համար պահեք մեկ ֆայլ՝ սահմանված կառուցվածքով, որպեսզի պարզ լինի, թե ինչ կա դրանում: Սահմանափակեք մուտքը միայն նրանց համար, ովքեր դրա կարիքն ունեն, և գրանցեք, թե ով ունի մուտք: Հիվանդության տվյալները պահեք ընկերության բժշկի մոտ և դուրս անձնակազմի ֆայլից: Պահպանման ժամկետները կիրառեք ամեն տարի որոշակի ամսաթվով, այլ ոչ թե յուրաքանչյուր դեպք առանձին: Եվ այս ամենը գրանցեք մշակման գրանցամատյանում, որը վերահսկող մարմնի կողմից պահանջվող առաջին փաստաթուղթն է:
Խորհուրդ
Մենք վերանայում ենք անձնակազմի գործերի վարման պրակտիկան, պահպանման ժամանակացույցերի նախագծերը և աշխատակիցների գաղտնիության քաղաքականությունը, և տեղեկացնում ենք, թե վեճի ընթացքում որտեղ է ստացվում մուտքի հարցումը։ Խնդրում ենք կապվել Law & Moreմեր զբաղվածության և գաղտնիության հարցերով զբաղվող փաստաբանները համատեղ աշխատում են այս հարցերի շուրջ։
